Hollen achter de Europese euro’s of een slim stapje terug nemen? Weten is meten!

Soms was het enige wat mij overbleef uit te leggen, dat de EU wel wat tijd nodig had om vast te stellen hoe ze haar geld gaat besteden. Het gaat immers om een commitment van 7 (!) jaar. Waar ik het over heb, is het Meerjarig Financieel Kader (MFK) 2021-2027. Het afgelopen ‘Kader’ liep van 2014 tot en met 2020. In het laatste jaar waren de Europese ‘subsidiepotjes’ opgedroogd. Op een gegeven moment waren er veel goede ideeën die helaas niet gematcht konden worden met een passende subsidiekans.

Een beetje politiek

Dat de situatie zou gaan veranderen, werd duidelijk op 17 december 2020. Na lange onderhandelingen was in Brussel het akkoord bereikt hoe de middelen over verschillende thema’s worden verdeeld. Daarmee is het niet helemaal klaar. Individuele subsidiepotjes hebben allemaal hun eigen officiële regels (verordeningen). Deze regels zijn in het proces van goedkeuring. Verder niets om ons druk over te maken, omdat dit nog vooral een formeel proces is.

We mogen weer!

Het verhaal hierboven betekent dus dat we slechts enkele maanden van de up-and-running subsidiepotjes vandaan zijn. De gemoederen komen in beweging – ongeduld wordt ingeruild voor motivatie om aan de slag te gaan met zelfstudie rondom het EU-financieringslandschap.

Blinded by the lights

Het is logisch dat we met z’n allen blij zijn met de komst van Europese euro’s. Echter: alléén naar deze komst kijken kan ervoor zorgen dat men met veel verwachtingen het financieringslandschap induikt en wellicht daarna teleurgesteld constateert dat het met de Europese euro’s allemaal niet zo makkelijk is. In de tussentijd is iedereen binnen de organisatie al razend enthousiast en blijft er over een half jaar niets anders over dan teleurstellingen te verkopen.

Makkelijker gezegd dan gedaan?

Dit scenario laat zich uiteraard prima voorkomen. De eerste stap is het besef dat té veel enthousiasme kan leiden tot onrealistische verwachtingen en druk op de organisatie. We moeten natuurlijk wel verder komen dan alleen besef en soms lijkt het makkelijker gezegd dan gedaan. Wat zijn dan wél realistische verwachtingen? En hoe komen we erachter wat de organisatie nodig heeft om kansen optimaal te verzilveren?

Meten is weten – hoeveel Europese euro’s zijn binnengehaald?

Als het gaat om het leggen van een realistische lat kan het nooit kwaad om als eerste stap lessen uit het verleden te leren met behulp van nuchtere en feitelijke data. Het EU-monitoringssysteem is een database van ERAC die informatie bevat over toegekende EU-subsidies voor zowel publieke als private partijen voor circa dertig Europese subsidieprogramma’s. De database laat zien:

• om welke programma’s het gaat;
• om hoeveel middelen het gaat;
• en bij wíe deze zijn geland binnen een bepaald gebied.

Dit geeft een eerste houvast en laat daarmee meteen cijfermatig zien waar de krachten en blinde vlekken binnen het landschap hebben gelegen. Welke middelen zijn vooral voor de usual suspects geweest? Voor welke programma’s was er juist minder aandacht?

Het beste eraan? De analyse is voor een groot gedeelte geautomatiseerd en kan zó worden gedraaid. Op basis van de gegevens ontstaat een visueel aantrekkelijke en eenvoudig leesbare rapportage. Met de houvast ontstaat ook een beeld van de uitgangssituatie, waardoor het met een tweede meting weer mogelijk is om de voortgang in beeld te brengen. Daarmee houden we cijfermatig en laagdrempelig de vinger op de pols. De gegevens bieden ook de mogelijkheid om periodiek de voortgang te meten en over een tijdje te checken wat het inzetten op Europese euro’s heeft opgeleverd. Klinkt redelijk simpel!

Maar wat is dan véél en weinig?

Het is erg contextafhankelijk wat ‘veel’ en ‘weinig’ is. Over het algemeen halen kennisinstellingen natuurlijk een stuk meer Europese euro’s binnen door hun deelname aan onderzoeks- en innovatieprogramma’s. Eerlijke vergelijkingen maken is dus wel belangrijk. Gemeenten met gemeenten, bedrijven met bedrijven en kennisinstellingen met kennisinstellingen. Natuurlijk, vergelijkingen zijn nooit een-op-een te maken, maar een Granny Smith vergelijken met een Jonagold is logischer dan appels met peren. Daarmee wordt duidelijk hoe vergelijkbare organisaties scoren en waar een realistisch ambitieniveau ontstaat.

It’s not (only) about the money

Goed om in het achterhoofd te houden is dat het bij de meting van de binnengehaalde Europese euro’s om een kwantitatieve en geen kwalitatieve meting gaat. Veel Europese euro’s binnenhalen wil niet betekenen dat ook het meeste uit de projecten is gehaald – het zij als het gaat om best practice-deling of het laten landen van de opgehaalde kennis in de organisatie.

Bovendien zegt een meting van Europese euro’s weliswaar wát er binnen is gehaald, maar niet wat er in de organisatie moet gebeuren zodat de successen worden geboekt. Immers, het verzilveren van kansen rondom Europese euro’s vraagt ook wat. Denk aan:

• Kennis
• Commitment
• Capaciteit
• Goede netwerken

Maar vooral: zelfreflectie. Precies weten wat de eigen organisatie nodig heeft, welke groeistappen daarbij horen en uiteindelijk ook de bereidheid om ook aan de slag te gaan.

Aan de slag!

De EU-Impactscan biedt in ieder geval een ‘fitnesscheck’ van de organisatie en een beeld van de stappen die nodig zijn om kansen te verzilveren. De EU-Impactscan kan gezien worden als een nulmeting van de eigen organisatie op het gebied van Europa.

De EU-Impactscan is een uitvoerige online vragenlijst die álle dimensies meet waar Europa de gemeente raakt. De tool stelt gerichte vragen over:

• Visie/strategie
• Organisatie
• Financiering
• Public affairs (beïnvloeding en positionering)
• (Internationale) samenwerking

De vragen zijn geformuleerd met specifiek oog voor de gemeentelijke praktijk en nuances. Om goed te scoren, is dus niet meteen een kantoor in Brussel nodig. Het gaat er veel meer om te checken of de gemeente haar netwerken, kennis en capaciteiten optimaal benut om haar ambities te bereiken. De resultaten worden weergegeven in een spindiagram.

Inzichten zijn handig, maar verdwijnen zonder vertaling naar het ‘Hoe dan?’ snel in de lade. Er is dus méér nodig dan alleen weten waar extra inzet nodig is. De tweede stap is op basis van de bevindingen op elke dimensie een haalbare koers voor de toekomst te definiëren die ook bij de organisatie past. Deze koers wordt gepresenteerd in een compacte rapportage die het zetten van eerste stappen met specifieke en praktische aanbevelingen al een stuk makkelijker maakt.

Tot slot …

Europese euro’s zullen binnenkort op ons afkomen en leiden tot een zee van kansen. Het is zaak om niet in de kansen te verdrinken, maar te leren zwemmen. Realistische verwachtingen (in de hele organisatie) en een goede voorbereiding zijn de sleutel voor succes. Reken u vooraf niet te rijk en ga zeker niet achterover leunen. Door nu alvast te verdiepen in de subsidies, lessen uit het verleden te leren en in kaart te brengen wat uw organisatie echt nodig heeft, komt u een heel eind. En mocht uw organisatie hulp nodig hebben, dan weet u ons te vinden!

Meer lezen?

In de reeks ‘Europa op de Kaart’ schetst ERAC een gericht plan van aanpak om ambities in Europa te verwezenlijken. Lees ook de andere delen van onze blogreeks:

• Deel 1: Anne legt uit hoe Europa voor de regio werkt
• Deel 3: Pieter geeft meer informatie over de werking van Europese programma’s
• Deel 4: Anne geeft inzicht in het uitwerken van een financieringsstrategie
• Deel 5: Maikel vertelt hoe uw organisatie Europa-wijs wordt
• Deel 6: Robert legt uit hoe we gemeenten en provincies helpen om strategisch én succesvol met Europa te werken