5 vragen én antwoorden over Interreg NWE subsidie-
verantwoording

Het ontvangen van een subsidie wordt vaak uitgebreid gevierd. Maar als lid van het team Project Control bij ERAC leerde ik al snel het volgende: nu begint het pas. De toegekende gelden worden namelijk pas officieel toegekend als aan alle verantwoordingseisen aan het einde van de projectperiode is voldaan. Het team Project Control ondersteunt en begeleidt bij de subsidieverantwoording voor nationale en Europese programma’s. Elk programma heeft specifieke regels, maar bepaalde vragen binnen een programma zie ik regelmatig voorbijkomen. Daarom geef ik de antwoorden op de vijf meest voorkomende vragen over de subsidieverantwoording. Deze keer specifiek over Interreg NWE.

”Binnen het Interreg NWE programma zijn er twee opties voor het declareren van kosten. De eerste optie is gebaseerd op werkelijke kosten, waarbij specifieke criteria gelden. Deze kosten moeten relevant zijn voor het project, noodzakelijk voor de uitvoering ervan, niet gefinancierd worden door andere fondsen, en gemaakt en betaald worden door partnerorganisaties tussen de start- en einddatum van het project. Het is vereist dat er altijd bewijsstukken aanwezig zijn om de kosten te kunnen verifiëren.

De tweede optie is de vereenvoudigde kostenoptie. Hierbij worden vaste bedragen, percentages of eenheidskosten gebruikt. Het belangrijkste verschil is dat partners deze uitgaven niet hoeven te verantwoorden. De specifieke bedragen of percentages worden berekend op basis van de ingediende aanvraag.

De keuze tussen werkelijke kosten en vereenvoudigde kostenopties is afhankelijk van de betreffende kostencategorie, zoals loonkosten, kantoor- en administratiekosten, reis- en verblijfskosten, externe expertise en diensten, uitrusting en infrastructuur, en bouwwerkzaamheden. Voor projecten met minder dan €5 miljoen aan totaal subsidiabele kosten is het mogelijk om de kosten inclusief BTW te declareren. Voor projecten boven deze grens is de BTW alleen subsidiabel als deze niet teruggevorderd kan worden op basis van de nationale regelgeving.”

”Onder bepaalde voorwaarden is het mogelijk een voorschot te ontvangen voor een Interreg NWE project. Alleen partners met de status van micro-onderneming of micro-NGO komen hiervoor in aanmerking. Dit betekent dat de onderneming of niet-gouvernementele organisatie minder dan 10 werknemers heeft en een jaaromzet en/of jaarlijks balanstotaal van minder dan €2 miljoen realiseert. 

Het voorschot moet worden aangevraagd tijdens de aanvraagprocedure en wordt beoordeeld door het Joint Secretariat op basis van solvabiliteit. Het voorschot is maximaal €50.000 per partner of, als dat minder is, 50% van het partnerbudget.” 

“Het is zelden het geval dat de begroting, zoals beschreven in de projectaanvraag, exact wordt gerealiseerd. Daarom is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de gevolgen van zowel hogere als lagere kostenrealisatie dan begroot. 

Binnen het Interreg NWE programma is het toegestaan dat projecten individuele kostencategorieën (begrotingslijnen) op projectniveau met maximaal 20% overschrijden zonder vooraf goedkeuring te vragen aan het Joint Secretariat. Het is echter niet toegestaan de totale subsidie te overschrijden. 

Als een overschrijding van een individuele kostencategorie meer dan 20% bedraagt, moet er een goed onderbouwd officieel wijzigingsverzoek worden ingediend bij het Joint Secretariat. Het is belangrijk op te merken dat er in de laatste zes maanden vóór de einddatum van het project geen wijzigingen meer zijn toegestaan. 

Het Joint Secretariat controleert de kostencategorieën van individuele partners niet. Partners hebben dus de vrijheid om binnen elke kostencategorie meer of minder uit te geven, zolang al hun activiteiten worden uitgevoerd en de kostencategorieën op projectniveau binnen de genoemde flexibiliteit van 20% blijven.” 

“Ja, onder bepaalde omstandigheden kan een Interreg NWE-project worden verlengd. Als er geldige redenen zijn die de verlenging rechtvaardigen, kan een project de mogelijkheid hebben om de projectduur te verlengen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er onvoorziene vertragingen zijn opgetreden in de uitvoering van het project, of als er behoefte is aan extra tijd om de projectdoelstellingen te bereiken. 

Om een verlenging aan te vragen, moet de penvoerder dit bespreken met het Joint Secretariat en een officieel wijzigingsverzoek indienen via het portaal van Interreg NWE, het Joint electronic monitoring system (Jems). Bij de beoordeling wordt uitgebreid gekeken of de wijziging geen negatieve gevolgen heeft voor de doelstellingen en resultaten van het project. Het is niet meer mogelijk om in de laatste 6 maanden van het project een wijzigingsverzoek in te dienen.” 

”Er worden strenge eisen gesteld aan publiciteit binnen Interreg NWE projecten vanwege het grote belang van communicatie als integraal onderdeel van het project en als voorwaarde om de projectdoelstellingen te behalen. Het ontwikkelen van een strategische communicatieaanpak is essentieel om de impact van de projectresultaten te vergroten, zowel tijdens als na afloop van het project, en bij te dragen aan de implementatie en opschaling van de behaalde resultaten. 

Het programma hanteert verschillende communicatie- en zichtbaarheidsregels waaraan projecten moeten voldoen. Deze regels zijn ontworpen om het verhaal van samenwerking te benadrukken en de meerwaarde van transnationale samenwerking binnen en buiten het NWE-gebied te belichten. Door zich aan deze regels te houden, kunnen projecten de bewustwording bij burgers vergroten over de tastbare voordelen die de Europese Unie op lokaal niveau oplevert. 

Om te voldoen aan de regels is het gebruik van diverse templates, inclusief de EU-vlag en een verwijzing naar Interreg Noordwest-Europa, beschikbaar gesteld aan Interreg NWE projecten. Daarnaast dienen alle projectpartners een A3-affiche op een zichtbare plek op te hangen en een korte beschrijving van het project op de officiële website te plaatsen. Bij infrastructuur, bouwwerkzaamheden en de aanschaf van uitrusting ter plaatse is het daarnaast vereist dat er een permanente plaat of bord wordt aangebracht op een zichtbare plek voor het publiek. Het naleven van deze zichtbaarheidsregels is daarom van belang om te voorkomen dat de subsidie van het project wordt verminderd.”