De verantwoording van AI-kosten in subsidieprojecten

AI wordt vaak als iets nieuws gezien, maar de bijbehorende kosten zijn in de praktijk vaak niet anders dan kosten voor softwareprojecten. In hoofdlijnen passen AI-kosten in subsidieprojecten binnen twee kostensoorten:

1. Wanneer eigen medewerkers tijd besteden aan het ontwikkelen of toepassen van AI binnen het project, worden deze uren opgevoerd als loonkosten. Wordt hiervoor extern personeel of een extern IT-bureau ingezet, dan vallen deze uitgaven onder kosten derden.

2. Ook kosten voor externe expertise, AI-licenties of specifieke hardware die nodig is om AI-toepassingen te ontwikkelen of te draaien, moeten doorgaans als kosten derden worden verantwoord.

Afhankelijk van de subsidieregeling komen AI-kosten meestal niet in aanmerking als afschrijvingskosten of als bijdrage in natura. Deze kostensoorten hebben betrekking op middelen die al vóór de start van het project beschikbaar waren. Omdat AI een nieuwe toepassing is, is dat vaak niet het geval, waardoor AI-kosten niet goed binnen deze kostensoorten passen.

De ervaring leert dat subsidieverstrekkers AI meestal als een vorm van software zien. De bijbehorende kosten worden daarom op dezelfde manier getoetst. Welke kosten precies subsidiabel zijn, blijft altijd afhankelijk van de regeling, maar in de meeste gevallen gelden vier vaste uitgangspunten. Kosten moeten nieuw, aanvullend, direct en noodzakelijk zijn voor het behalen van de projectdoelstellingen.

Nieuw betekent dat de kosten nieuw zijn en pas worden gemaakt na de indiening van de subsidieaanvraag. Dit volgt uit de bepaling van het stimulerend effect zoals vastgelegd in de AGVV (artikel 6). Kosten waarvoor de opdracht al vóór de aanvraagdatum is verstrekt, komen niet in aanmerking voor subsidie.

Aanvullend betekent dat de kosten bovenop de normale kosten van uw onderneming komen. De stelregel hierbij is dat zonder het project, de uitgaven niet zouden zijn gedaan. Is dat wel het geval? Dan is er sprake van reguliere overheadkosten en deze zijn doorgaans niet subsidiabel.

Direct houdt in dat alleen kosten die rechtstreeks bijdragen aan het project subsidiabel zijn. U heeft bijvoorbeeld stroom nodig om uw laptop op te laden, maar het opladen van de laptop draagt niet direct bij aan het behalen van de projectdoelstellingen. Dergelijke kosten worden daarom gezien als overhead en vallen buiten de subsidie.

Noodzakelijk betekent dat de kosten noodzakelijk zijn om de projectdoelstellingen te realiseren. Dragen uw kosten inhoudelijk niet bij aan de ontwikkeling zoals u deze in het projectplan hebt omschreven? Dan zijn deze niet subsidiabel.

Als u kosten wilt indienen, adviseren wij u om ze vooraf langs deze vier uitgangspunten te leggen. Voldoet een kostenpost aan alle vier, dan is de kans groot dat deze subsidiabel is. Voldoet een kostenpost hier niet aan, dan valt deze meestal buiten de regeling. Zo zal een bestaande Microsoft Office-licentie vaak niet in aanmerking komen, terwijl een specifieke AI-licentie die na de start van het project wordt afgesloten en aantoonbaar nodig is voor de ontwikkeling, binnen de projectperiode wél subsidiabel kan zijn.

Bij het declareren van AI-kosten is een heldere onderbouwing extra belangrijk. We geven drie aandachtspunten mee:

1. Allereerst is het belangrijk om duidelijk te maken waarom de kosten nieuw, aanvullend, direct en noodzakelijk zijn voor het project. Deze onderbouwing kan worden opgenomen in de begroting, het projectplan of in de voortgangsrapportage. Dit helpt de subsidieverstrekker bij het beoordelen van de kosten.

2. Wordt er hardware aangeschaft voor het project, dan zien we in veel gevallen dat deze kosten via afschrijving moeten worden toegerekend. Het is verstandig om dit eenvoudig en inzichtelijk te houden. Subsidieverstrekkers toetsen dit aan de hand van de activastaat, waardoor het helpt als de hardware op dezelfde manier in de boekhouding is verwerkt als andere geactiveerde ICT-middelen, zoals andere laptops of servers.

3. Wordt een AI-licentie slechts deels gebruikt binnen het project, dan is een duidelijke en eenvoudige toerekening nodig. Dit kan op verschillende manieren, afhankelijk van het project. Een veelgebruikte aanpak is het werken met een verhouding. Als een licentie bijvoorbeeld twee dagen per week wordt ingezet voor het subsidieproject en drie dagen voor andere activiteiten, dan ligt het voor de hand om twee vijfde van de kosten binnen de projectperiode toe te rekenen.

AI wordt in de praktijk door subsidieverstrekkers op dezelfde manier beoordeeld als andere softwarekosten. Het is daarom verstandig om deze kosten gelijkwaardig en transparant te onderbouwen.

Heeft u vragen over de subsidiabiliteit of de verantwoording van AI-kosten, dan denken wij graag met u mee.