Europese financiering organiseren binnen de gemeente

De start van een nieuwe bestuursperiode biedt ruimte om richting te geven aan de Europa-inzet van de gemeente. Bestuurders kunnen bepalen waar de prioriteiten en focus in Europa liggen, bijvoorbeeld door deze vast te leggen in een Europastrategie. Ook is dit een logisch moment om te kijken hoe Europa-ready de gemeentelijke organisatie is ingericht. Dat vormt de basis voor het versterken van lokale opgaven met Europese samenwerking en financiering.

Prioriteren vanuit de lokale kracht

Gemeenten hebben een aanzienlijke rol in de uitvoering van Europees beleid. Europeanisering binnen een gemeente gaat verder dan het uitvoeren van top-down beleid vanuit de EU. Juist het gebruiken van Europese kansen vanuit lokale opgaven en ambities speelt hierin een belangrijke rol.

Daarbij is het verstandig om niet solistisch te opereren, maar aansluiting te zoeken bij Europese evenknieën via horizontale netwerken. Zo kunnen gemeenten gezamenlijk hun stem laten horen. Dat is strategisch relevant, omdat één individuele gemeente in de Europese Unie één stem van velen is. Door gezamenlijk in te zetten op gedeelde prioriteiten en lobby, zeker richting de nieuwe Europese begroting vanaf 2028, vergroten gemeenten hun invloed.

Netwerken zijn daarnaast ook inhoudelijk van waarde. Vergelijkbare opgaven spelen in heel Europa, ieder in een andere context. Binnen deze netwerken vinden gemeenten partners voor het opwerken en uitvoeren van Europese projecten.

Europese inzet en prioritering

Gemeenten erkennen het nut en de noodzaak van Europese samenwerking en financiering. In de praktijk zijn zij echter zoekende in hoe zij dit organiseren zonder dat dit extra druk legt op de organisatie.

Het eerlijke verhaal is dat Europese projecten inzet vergen. Daarom is het nodig om bewust te kiezen op welke prioriteiten wel en niet wordt ingezet met Europese projecten en subsidies. Niet alle lokale prioriteiten sluiten aan op Europese agenda’s. Projecten hebben Europese meerwaarde wanneer zij zowel lokaal als Europees prioriteit hebben. Inzicht in Europees beleid en ontwikkelingen is daarbij onmisbaar.

We zien nog regelmatig dat deze prioriteiten onvoldoende scherp zijn. Dat blijkt bijvoorbeeld wanneer meerdere subsidieaanvragen voor dezelfde openstelling parallel worden ontwikkeld, zonder dat dit intern bekend is, of wanneer het lastig is om te bepalen welk project voorrang krijgt. Ook worden ad hoc subsidiekansen gesignaleerd waarvoor onder hoge druk een aanvraag wordt opgesteld. Dit leidt vaak tot beperkte kans op toekenning of tot uitdagingen in de uitvoering.

Gemeenten die Europese kansen structureel weten te verzilveren, stellen duidelijke prioriteiten en organiseren zich zo dat zij deze kansen gericht kunnen gebruiken.

In de praktijk komt dit neer op een combinatie van:

• Duidelijke thematische keuzes voor Europese inzet;
• Helderheid over de rol van de gemeente in projecten;
• Vaste afspraken over signalering, aanvraag en uitvoering;
• Centrale ondersteuning en kennisdeling;
• Structurele borging in bestaande werkprocessen.

De gemeente ‘Europa-ready’ organiseren

Voor het werken met Europa moet de interne organisatie goed op orde zijn, met de juiste kennis en expertise. Projecten kosten capaciteit, maar inhoudelijke medewerkers kunnen worden ondersteund door het proces rondom subsidieverwerving en -beheer helder in te richten. Dat loopt van het signaleren van subsidies tot aanvraag en verantwoording.

Bij succesvolle Europese subsidieverwerving spelen altijd een aantal vaste randvoorwaarden een rol, zoals heldere prioriteitsstelling, duidelijke rolverdeling en structurele verankering. Zeker bij Europese subsidies is een bewuste afweging van groot belang. Wanneer een gemeente beperkt Europa-ready is georganiseerd, lijken Europese kansen soms toevallig langs te komen en de organisatie te verrassen.

Met heldere prioriteiten kunnen financieringsmogelijkheden voor belangrijke projecten tijdig worden voorzien en kunnen doordachte keuzes worden gemaakt.

Hoe ziet het proces naar een organisatieadvies eruit?

Vanuit onze ervaring als subsidieadviseurs ondersteunen we gemeenten met organisatieadvies om Europese subsidies en samenwerking passend te organiseren. Hoewel er basiselementen zijn die voor iedere gemeente gelden, verschilt de invulling per organisatie. Ambitieniveau, omvang, lokale context en prioriteiten bepalen wat nodig is om Europa-ready te zijn.

Een organisatieadvies start meestal met een 0-meting. Via interviews brengen we de huidige werkwijze en mogelijke verbeteringen in beeld, aan de hand van vaste randvoorwaarden die bepalend zijn voor succesvolle subsidieprocessen. Waar gewenst gebruiken we daarbij de ERAC-monitor om inzicht te geven in de Europese subsidieverwerving van de gemeente in vergelijking met soortgelijke gemeenten.

De uitkomst is een advies voor de interne organisatie, waarin verschillende scenario’s worden geschetst. Op basis van lokale ambities en uitgangssituatie werken we dit uit in een concreet stappenplan. Daarmee kunnen bestuurders gerichte keuzes maken over hoe zij hun organisatie inrichten voor Europese subsidieverwerving en -beheer.

Met de juiste organisatie, kennis en expertise kunnen Europese projecten veel betekenen voor lokale opgaven. Door bewust in te zetten op die prioriteiten waar Europese kansen aansluiten bij lokale ambities, ontstaat ruimte voor extra financiering en inhoudelijke versterking. Europese samenwerking maakt het mogelijk om oplossingen en innovaties uit andere delen van Europa toe te passen binnen de eigen gemeentelijke praktijk.

Meer weten?

Benieuwd hoe Europa-ready uw gemeente is ingericht? Het begin van een nieuwe bestuursperiode is het moment om daar samen bij stil te staan en het gesprek daarover te voeren.