Klaar voor minder papierwerk met ESF+
Steeds vaker zoeken overheden en fondsen naar manieren om subsidies eenvoudiger en efficiënter te maken. Minder controle op bonnetjes, meer focus op maatschappelijke resultaten. De nieuwe SCO methodiek voor casemanagement binnen ESF+ past precies in die ontwikkeling. Maar standaardisering klinkt eenvoudiger dan het is.
Want hoe werkt het in de praktijk? En wat betekent het voor regio’s die dagelijks met casemanagement en uitvoering te maken hebben? Jordy van Homelen licht het toe in dit blog.
Eerste ervaringen uit de pilot
De methodiek is getest bij drie arbeidsmarktregio’s. Ook andere regio’s deelden hun ervaringen. De reacties zijn overwegend positief. Gemeenten noemen de sterk verminderde administratieve lasten als grootste pluspunt.
Wat straks niet langer nodig is:
- Het doorrekenen van loonkosten van klantmanagers
- Het aanleveren van loonstaten of addenda
- Het bijhouden van rekensheets en caseloadtabellen
Het aanvragen en verantwoorden van subsidie wordt hierdoor overzichtelijker en de werkdruk daalt.
Minder administratie, maar niet zonder risico
Standaardisering klinkt aantrekkelijk, maar schuurt soms met de praktijk. De eenvoud aan de voorkant vraagt om stevige voorbereiding aan de achterkant. Administratieve systemen moeten nauwkeurig kunnen registreren wanneer een traject start en eindigt en welke contactmomenten er zijn geweest. In veel gevallen is automatisering onmisbaar.
Ook verandert de rol van klantmanagers. Zij moeten goed worden meegenomen in deze nieuwe werkwijze. Daarbij is het vaste tarief van 4,20 euro per deelnemer per trajectdag relatief laag. Regio’s met minder volume of aanvullende activiteiten kunnen daardoor alsnog subsidie mislopen. Dat drukt op het beoogde voordeel.
En dan zijn er de contactmomenten. In plaats van twee keer per jaar geldt straks de norm van eens per kwartaal. In veel projecten is dat juist een kwetsbaar onderdeel in de verantwoording.
Kort samengevat vraagt de SCO methodiek voor casemanagement aandacht voor:
- Administratieve systemen en registratie
- Duidelijke instructie en begeleiding van klantmanagers
- Financiële en inhoudelijke haalbaarheid
Wie dit ziet als een puur administratieve wijziging, mist de kern. Dit is een structurele verandering in de manier van werken.
Vooruitkijken en strategisch kiezen
De SCO methodiek voor casemanagement wordt op zijn vroegst in 2028 ingevoerd. Tot die tijd blijft de huidige vereenvoudigde caseloadmethodiek gelden. Maar nu al nadenken over de gevolgen loont.
Drie vragen die regio’s zichzelf nu kunnen stellen:
- Wat betekent deze aanpak voor onze aanvraag en verantwoording
- Hoe passen we processen en systemen hierop aan
- Waar kunnen we automatiseren of versimpelen zonder aan kwaliteit in te boeten
Bij ERAC zien we dit niet alleen als een kans om administratieve lasten te verlichten, maar vooral als een waardevolle kwaliteitsslag die de uitvoering naar een hoger niveau tilt. Door slimmer te organiseren ontstaat ruimte voor betere dienstverlening en meer grip op processen.
Hoe wij kunnen ondersteunen
Bij ERAC begeleiden we arbeidsmarktregio’s die zich goed willen voorbereiden op de invoering van de SCO methodiek voor casemanagement. Niet alleen door processen en systemen aan te passen, maar ook door strategisch mee te denken over wat deze verandering betekent voor de organisatie als geheel.
Zo zorgen we er samen voor dat u niet alleen voldoet aan de eisen van morgen, maar er ook sterker uitkomt.
