Plan van aanpak voor uw subsidieaanvraag: méér dan een goed idee en een deadline

Een goede basis voor een succesvol traject

Een zorgvuldig subsidieproces begint al bij het eerste gesprek. Zodra u het idee heeft om subsidie aan te vragen en contact met ons opneemt starten we met het scherpstellen van het projectidee. In dit stadium bekijken we samen waar u staat: hoe concreet is het project al uitgewerkt? Wie zijn er betrokken en welke informatie is er beschikbaar?

We stemmen af wat u zelf oppakt en waar wij in kunnen ondersteunen. Soms betekent dat dat u veel inhoud aanlevert en wij helpen bij de vertaling naar een subsidieaanvraag. In andere gevallen is er behoefte aan bredere begeleiding in zowel proces als inhoud. Wat de verdeling ook is, het blijft een gezamenlijke inspanning: u bent en blijft de inhoudelijk deskundige van het project. Die kennis is onmisbaar om een overtuigend en haalbaar voorstel te formuleren. Vanaf dit eerste moment denken we mee over het proces en zorgen we dat alle stappen goed worden ingericht. Zo ontstaat een stevig fundament voor een aanvraag met kans van slagen.

Interventielogica: een onmisbaar onderdeel in de subsidieaanvraag

Dan starten we met een gezamenlijke kick-off. Vaak schuiven er dan nog meer betrokkenen bij aan, zoals de projectleider of inhoudelijke experts. We bekijken samen of de initiële planning nog haalbaar is. Een ander belangrijk onderdeel van deze fase is het bespreken van de interventielogica:

• Wat is het einddoel van het project?
• Welk probleem wordt aangepakt?
• Welke activiteiten dragen daaraan bij?
• Hoe past dat binnen het grotere beleidskader?

Ambities zoals “CO2-reductie” zijn vaak te breed. Het is belangrijk om duidelijk te maken welk onderdeel daarvan u als organisatie oppakt, en hoe dat concreet gebeurt. Deze interventielogica vormt de basis voor het hele aanvraagtraject.

Hoe concreet is het project al?

In de praktijk blijkt regelmatig dat plannen minder concreet zijn dan aangenomen. Partners zijn bijvoorbeeld nog niet helemaal aan boord, of een begroting is nog niet afgestemd. Ook komt het voor dat het projectplan wel geschreven is, maar nog te algemeen blijft.

Soms moet er dan een stap terug worden gezet. Dat klinkt als vertraging, maar blijkt vaak noodzakelijk om later in het proces tijd te winnen en fouten te voorkomen. Zelfs wanneer alles goed lijkt te staan, loont het om kritisch te kijken naar sterke en zwakke punten. Zo zorgen we samen voor een scherpe, onderbouwde subsidieaanvraag.

Niet elk project past bij elke regeling. Toch krijgen we soms aanvragen waarbij de subsidieregeling al is gekozen, bijvoorbeeld na een aanbesteding. Dan bekijken we kritisch of dit wel echt de beste route is. Zo niet, dan trekken we aan de bel. Een andere regeling kan soms beter passen bij het type project, de timing of betrokken partners. Daar zijn we eerlijk in, ook als dat betekent dat er een pas op de plaats nodig is.

Gedetailleerd en gericht informatie verzamelen

Is het project inhoudelijk op orde, dan volgt een gerichte informatie-uitvraag. De eisen verschillen per regeling, maar vragen vaak meer dan verwacht. Denk daarbij aan formele verklaringen, handtekeningen en steunbrieven van stakeholders en financiële informatie. Deze stukken zijn niet altijd vanzelfsprekend beschikbaar. Zeker bij consortia of samenwerkingen met meerdere partners, kost het verzamelen tijd. In veel gevallen helpen wij hierbij. Dat voorkomt ruis en onnodige vertraging.

Subsidieaanvraag schrijven: projectplan, begroting en bijlagen

Met alle beschikbare informatie, werken wij aan de subsidieaanvraag. Dat bestaat uit meerdere onderdelen:

• Een helder, logisch opgebouwd projectplan;
• Een realistische en goed onderbouwde begroting;
• De vereiste bijlagen, afgestemd op de regeling.

Er worden meestal meerdere conceptversies opgesteld. Niet alleen om inhoudelijk te verbeteren, maar ook om ruimte te bieden voor interne afstemming. In grotere organisaties moeten directies of juridische afdelingen vaak nog goedkeuring geven. Sommige Europese regelingen vereisen ook dat een conceptversie vooraf gedeeld wordt met nationale overheden. Die versies leveren bovendien waardevolle feedback op die het eindresultaat sterker maakt.

Subsidieaanvraag indienen: portalen, procedures en planning

Het daadwerkelijke indienen van de subsidieaanvraag klinkt eenvoudiger dan het vaak is. Veel portals zijn technisch veeleisend en vragen om gedetailleerde invoer. Een goede voorbereiding is cruciaal. Wanneer pas zeer kort voor de deadline wordt begonnen met de indiening, is de kans op fouten of incomplete uploads groot. Daarom zorgen we altijd voor voldoende marge en een realistisch tijdspad richting de indiening.

Beoordeling van de aanvraag

Na het indienen van de subsidieaanvraag, kan het proces heel verschillend verlopen. Soms is er nog een interviewronde of worden er schriftelijke vragen gesteld. Andere keren hoort u pas weer iets bij de uitslag. Wordt de aanvraag goedgekeurd, dan is dat overigens nog geen garantie dat alle opgevoerde kosten ook worden toegekend. De subsidieverlener bekijkt of de kosten subsidiabel zijn, noodzakelijk zijn voor het project én of ze goed onderbouwd zijn. Natuurlijk ondersteunen we u hier ook bij, om te voorkomen dat posten worden afgewezen of onnodig worden geschrapt.

Naast het inhoudelijke en procedurele werk, speelt er ook veel op het gebied van subsidietechniek. Een sterke aanvraag kan alsnog stranden op formele gronden. Voorbeelden zijn:

• Kosten die niet subsidiabel zijn volgens de regeling;
• Projectpartners die niet aan voorwaarden voldoen;
• Staatssteunregels die niet goed zijn onderbouwd;

Ook kan een aanvraag afgewezen worden wanneer, volgens Europese definities, organisaties die in financiële moeilijkheden verkeren. Concreet voorbeeld: een startup met veel leningen en weinig omzet kan volgens deze Europese definities risicovol zijn, al voelt dat intern niet zo. Zulke zaken brengen we vroegtijdig in beeld, zodat verrassingen worden voorkomen.

ERAC zorgt voor een goed gecoördineerd proces

Een subsidieaanvraag is geen standaardklus. Het vraagt om strategisch denken, inhoudelijke scherpte en een goed gecoördineerd proces. ERAC investeert doorlopend in procesoptimalisatie, formats en kennis van niet-openbare subsidieregels. We weten wat werkt, waar de valkuilen zitten en hoe u de kans op succes vergroot. Van eerste afstemming tot de uiteindelijke verlening én daarna de subsidieverantwoording, staan wij naast u. Want een sterke subsidieaanvraag vraagt om meer dan alleen een goed idee.

Wilt u werk maken van uw subsidieaanvraag? Begin op tijd én doe het samen met ERAC.