Zo voorkomt u administratieve fouten bij een
ESF-aanvraag

Het slagingspercentage van een ESF-subsidieaanvraag is hoog. Zo ook voor centrumgemeenten en arbeidsmarktregio’s met een voor hen bestemd budget. Slechts een korte inhoudelijke toelichting en een eenvoudige begroting is nodig om een centrumgemeente-aanvraag te laten slagen. Toch eindigt niet iedere ESF-project altijd positief.

De pret begint pas bij de verantwoording. Die is ingewikkeld, nauwkeurig en tijdrovend. Daarnaast wordt door instantie Uitvoering van Beleid (UvB) uitermate streng gecontroleerd. Het niet volledig op orde hebben van de administratie kan grote invloed hebben op het uiteindelijk te verkrijgen subsidiebedrag. Een kleine fout, zoals een datumstempel op een urenregistratie of een enkele verklaring die ontbreekt, kan een duur grapje worden.

ESF investeert in mensen, met als doel een eerlijker, inclusiever en werkzamer Europa. Het bevorderen van sociale inclusie en meer mensen aan het werk helpen vormen hierbij belangrijke pijlers.

Dit programma ondersteunt diverse groepen, zoals mensen met een beperking, migranten of kwetsbare jongeren, die de potentie hebben om uit te stromen naar werk. De ESF-regeling wordt aangevraagd door een centrumgemeente van een arbeidsmarktregio.

Diverse organisaties komen in aanmerking voor een ESF-subsidie, zoals gemeenten, onderwijsinstellingen, non-profitorganisaties en bedrijven. Binnen elke arbeidsmarktregio is de centrumgemeente verantwoordelijk voor het indienen van een aanvraag. Organisaties binnen de regio kunnen zich aansluiten bij een ESF-aanvraag als projectpartner. In sommige gevallen kan een andere organisatie dan een centrumgemeente een ESF-aanvraag indienen.

Het laatste wat u wilt is voor een vervelende verrassing komen te staan bij de einddeclaratie. Met een vervelende verrassing bedoel ik een inkorting op het ontvangen subsidiebedrag. En ja, dat is een veelvoorkomend fenomeen. Zo blijkt dat slechts 60 procent van alle aanvragen zijn uitbetaald. In de vorige programmaperiode 2014-2020 had Nederland een ESF-budget van 507 miljoen euro. Reken maar uit wat er dan terug naar Brussel is gegaan.

Verschil in rapportages
Het bijzondere aan ESF is het ontbreken van voortgangsrapportages. Het is bij subsidieverantwoording gebruikelijk om tussentijds over de afgelopen periode te rapporteren, bijvoorbeeld in een halfjaarlijkse rapportage. Bij ESF is dat niet het geval. In het begin dient een gemeente een aanvraag in en aan het einde een einddeclaratie. Tussentijds rapporteren is niet nodig. Het verleden wijst uit, dat het misschien toch geen slecht idee is om dat wel verplicht te stellen.

Hoe voorkomt u dan verrassingen aan het einde van de rit?
Heel simpel: door zelf casussen voor te leggen aan het UVB. Is sprake van een administratief aandachtspunt of een uitzonderlijke situatie? Leg de situatie voor aan het UVB. U heeft dan meer zekerheid over de wijze waarop de subsidieverstrekker omgaat met die situatie tijdens de eindcontrole.

Nulmeting
Ook een nulmeting verkleint het risico op verrassingen achteraf. Bij een nulmeting maakt u vooraf schriftelijke verantwoordingsafspraken. Deze heeft als doel om de verantwoordingsmethodiek aan het begin van het project te testen. U maakt bij wijze van spreken een voorbeeld set van een eindverantwoording van één of meerdere maanden.

Via de prestatieverantwoording toont u aan dat sprake is van een actief lopend traject. Met andere woorden: u toont aan dat bijvoorbeeld de arbeidscoaches actief prestaties verrichten voor de cliënten. Met name voor nieuwe aanvragers is dat de eerste keer ingewikkeld.
Vereenvoudigde Caseload Verantwoording (VCV).

Een veelgebruikte methode van prestatieverantwoording is de Vereenvoudigde Caseload Verantwoording (VCV). Echter, eenvoudig is het zeker niet. UVB stelt veel specifieke eisen aan de manier van verantwoorden. Zo moeten arbeidscoaches de contactmomenten met de cliënten vastleggen. Maar wat nu als alleen een indirect contactmoment heeft plaatsgevonden? Of dat er vanwege de persoonlijke omstandigheden van de cliënt tijdelijk minder contactmoment zijn geweest?

De oplossing is simpel: leg alles vast
Ieder WhatsApp-gesprek, ieder telefoontje, iedere online training, iedere afspraak: alles vastleggen is noodzakelijk voor de prestatieverantwoording. Wij horen het zo vaak gebeuren: organisaties die niet alles noteren en daardoor subsidie mislopen.

Controles van UVB blijven spannend. Gelukkig weten we één ding zeker, namelijk hoe UVB de controles uitvoert. UVB trekt een aselecte steekproef op het totaal aan gedeclareerde kosten in de einddeclaratie. De geselecteerde steken beoordeelt UVB op rechtmatigheid.

Gerichte steekproef
Ter voorbereiding op een controle kunt u natuurlijk ook zelf een steekproef uitvoeren. Bij een project zijn veel arbeidscoaches betrokken. Idealiter wilt u dat alle arbeidscoaches op dezelfde manier verantwoorden. In de praktijk blijkt dat niet altijd het geval te zijn. Door een gerichte steekproef te trekken, krijgt u een goed beeld van de projectadministratie. Veel belangrijker nog: u brengt risico’s in kaart. Misschien is het die ene arbeidscoach die niets vastlegt of die andere arbeidscoach die weinig contactmomenten heeft. ERAC heeft een checklist ontwikkeld. Aan de hand van de vragen in de checklist toetsen wij alle punten waarop het UVB controleert.

Het ESF-verantwoordingsproces heeft veel haken en ogen. Het verleden heeft uitgewezen dat gemeenten, organisaties en scholen veel subsidie mislopen. Dus denk eraan: leg casussen voor aan UVB, leg contactmomenten vast en controleer door gerichte steekproeven te trekken.

Een bonus-tip waardoor de andere tips overbodig worden: besteed de verantwoording uit aan ERAC. Zorg dat de eigen medewerkers volledig inzetbaar zijn voor de begeleiding van cliënten en geen tijd verspillen aan complexe administratieve werkzaamheden. Zo brengen wij samen het project tot een succesvol (en subsidiabel) einde.