Vragen?
Neem direct contact op met
Neem direct contact op met
Sharon Struijcken
Referentie
Subsidie-verantwoording
Provincie Gelderland haalt Europese mid-
delen naar de regio met grip
op de verant-
woording
Provincie Gelderland haalt actief Europees geld naar de regio om haar ambities waar te maken. Via programma’s als INTERREG, Horizon Europe en LIFE werkt de provincie aan projecten op het gebied van waterstof, duurzame mobiliteit, digitalisering, natuur en klimaat.
Die projecten lopen vaak meerdere jaren en brengen aanzienlijke bedragen aan Europese financiering naar Gelderland. Op zijn hoogtepunt liepen er zo’n tien Europese projecten tegelijk. Al sinds 2021 ondersteunt ERAC de provincie bij de financiële verantwoording van deze projecten. Zo kunnen de betrokken teams zich richten op de inhoud en uitvoering van de projecten.
De vraag van Gelderland
Europese subsidies brengen uitgebreide verantwoordingsverplichtingen met zich mee. Elk programma kent eigen regels voor rapportages, controles en de onderbouwing van kosten. INTERREG stelt andere eisen dan CEF, terwijl een programma als I3 werkt met vereenvoudigde kostenopties (simplified cost options), waarbij niet iedere factuur afzonderlijk wordt verantwoord. Wie meerdere Europese projecten tegelijk uitvoert, moet daardoor voortdurend schakelen tussen verschillende regels, deadlines en controleprocessen.
De provincie wil zeker weten dat de verantwoording van al haar Europese projecten klopt, tijdig wordt ingediend en controles zonder problemen doorstaat. Daarom zocht zij een partner die de regels van deze programma’s door en door kent.
De aanpak
De inhoudelijk uitvoering van de projecten ligt bij de verschillende afdelingen van de provincie. De financiële verantwoording verzorgen de provincie en ERAC samen in een vast team genaamd ‘de EU Taskforce’. Hierin werken drie adviseurs van ERAC en twee medewerkers van de provincie nauw samen.
Eens per twee weken komt het team bijeen op het Huis der Provincie in Arnhem. Tijdens deze overleggen worden alle lopende projecten besproken. Welke rapportages komen eraan? Welke betalingen moeten worden verwerkt? En welke controles staan gepland?
De taskforce zorgt ervoor dat de benodigde documentatie tijdig wordt verzameld, gecontroleerd en verwerkt. Komt er een betaling vanuit Europa binnen, dan beoordeelt het team of deze correct is verwerkt en of een deel van het bedrag naar projectpartners moet worden doorgezet.
De medewerkers van de provincie onderhouden het contact met de verschillende afdelingen en houden zicht op wat er binnen de organisatie speelt. ERAC brengt kennis van de Europese programma’s in en sluit al vroeg aan bij nieuwe projecten. Vaak gebeurt dat al tijdens de ontwikkeling van het projectplan en de begroting. Een begroting die vanaf het begin goed is ingericht, is later eenvoudiger te verantwoorden.
“Verbinding en ontzorging zijn belangrijk. Doordat het ERAC-team twee wekelijks een hele dag in der organisatie werkt en daarnaast altijd bereikbaar is, bestaat er een goede relatie met de organisatie en individuele collega’s. Dit leidt ertoe dat er ontzorgd wordt waar nodig. ”
Reinier Zweers
Europese samenwerking, provincie Gelderland
Een brand zonder gevolgen
Hoe belangrijk die kennis kan zijn, bleek tijdens een Horizon-project rond waterstof bussen. Tijdens het project was er een brandincident wat leidde tot een aantal complicaties in de projectuitvoer. Aan het einde van het project bleek bovendien dat gemaakte kosten onder een andere kostensoort verantwoord moesten worden, met een extra accountantscontrole als gevolg. De situatie werd extra ingewikkeld doordat de provincie projectpartner was, terwijl de betreffende kosten bij een externe partij lagen.
De taskforce verzorgde de volledige afhandeling en zorgde ervoor dat de kosten volgens de programmaregels werden verantwoord. Dankzij de kennis van de programmaregels die ERAC inbracht, kon de provincie de gewijzigde situatie verwerken binnen de geldende regels. De daaropvolgende controle werd zonder correcties afgerond en de subsidie bleef behouden.
Het resultaat
De provincie beschikt over een solide aanpak voor de financiële verantwoording van haar Europese projecten. Alle werkzaamheden worden zorgvuldig vastgelegd binnen de eigen systemen van de provincie, zodat informatie ook jaren later nog eenvoudig terug te vinden is tijdens controles of audits.
ERAC verzorgde niet alleen de rapportages en verantwoording, maar licht ook toe waarom bepaalde keuzes worden gemaakt. Daardoor houdt de provincie zelf inzicht in het proces en blijft kennis binnen de organisatie behouden.
Meer weten?
Werkt uw organisatie aan meerdere Europese projecten tegelijk en wilt u zeker weten dat de financiële verantwoording op orde is? ERAC ondersteunt organisaties bij projectadministratie, rapportages, controles en de financiële afwikkeling van Europese subsidieprojecten.