Tien jaar samenwerken aan Europese ambities

Aan het begin ontbrak een centrale aanpak. Eén Europa-enthousiasteling schudde de organisatie wakker: Europese samenwerking en financiering biedt Leiden veel kansen, in de vorm van kennis, netwerk en middelen. Maar Europa vergt meer dan één persoon die zich hiervoor hard maakt. Het vergt inzet van de hele organisatie en de juiste kennis en kunde. Bij aanvang was er ambitie, maar geen vastgesteld werkproces, geen vast aanspreekpunt en beperkt zicht op beschikbare Europese financiering. Subsidietrajecten werden vooral ad hoc opgepakt en waren vaak afhankelijk van individuele medewerkers.

Er lagen wel ambities waarin Europese financiering een rol kon spelen, maar de mogelijkheden waren slechts beperkt in beeld. Prioriteiten voor Europese inzet en subsidieverwerving ontbraken. Dit terwijl Leiden veel innoveert in de stad en unieke aanpakken ontwikkelt, test en hanteert, en veel te brengen heeft richting Europa.

De eerste vraag aan ERAC was om mee te denken over de inrichting van de organisatie. Hoe zorg je dat Europese samenwerking en subsidieverwerving een vaste plek krijgen in de organisatie? Daaruit volgde de tweede vraag: het tijdelijk invullen van de rol van subsidiecoördinator, zodat de implementatie direct kon starten.

Onze aanpak

Nulmeting en organisatie-inrichting

ERAC begon met een analyse van de bestaande werkwijze. Door gesprekken met medewerkers, het bekijken van lopende trajecten en een vergelijking met andere gemeenten ontstond een helder beeld van hoe subsidieverwerving binnen de organisatie was ingericht. Zo bracht ERAC ook het ambitieniveau in kaart.

Daaruit bleek dat subsidietrajecten op verschillende plekken in de organisatie werden opgepakt, zonder eenduidige werkwijze of centrale coördinatie. Ook was er behoefte aan meer overzicht in beschikbare Europese financiering. Samen met de gemeente bracht ERAC de behoefte in beeld. Op basis daarvan stelde ERAC een organisatieadvies op, met concrete stappen om niet alleen de ambities in beeld te krijgen, maar daar ook de juiste uitvoeringscapaciteit tegenover te zetten. Centraal in het advies staan een subsidieservicepunt (SSP) en een werkproces waarin duidelijk is wie wanneer betrokken is bij het signaleren, ontwikkelen en aanvragen van subsidies. Leiden besloot deze organisatieveranderingen door te voeren en stelde prioriteiten en kansrijke projecten vast.

Samen opbouwen en doorwerken

De gemeente ging aan de slag met deze nieuwe inrichting. Maar het opbouwen van een nieuwe structuur kost tijd, terwijl er gelijk behoefte was aan ondersteuning. Om zowel de implementatie van het advies als een snelle start mogelijk te maken, vervulde ERAC tijdelijk de rol van subsidiecoördinator. Daarmee bleef kennis beschikbaar en konden trajecten doorgaan terwijl de organisatie verder werd ingericht.

Tot een interne subsidiecoördinator startte, verzorgde ERAC de informatievoorziening en het advies over subsidiemogelijkheden. Daarnaast hield ERAC het projectenportfolio bij: een concreet overzicht met projectideeën en projecten die financiering zoeken, waarmee gericht (Europese) subsidiemogelijkheden gezocht en gematcht werden.

In deze fase ondersteunde ERAC ook bij concrete keuzes en prioritering. Samen met de gemeente is gekeken:

• Welke projecten passen bij Europese financiering
• Welke stappen nodig zijn om die projecten verder te brengen
• Waar prioriteit moest liggen

Deze analyse is gedeeld met het bestuur en vormde de basis voor gerichte keuzes, zoals de focus op het stationsgebied.

De rol van ERAC in de loop van de tijd

Toen de interne subsidiecoördinator startte, verschoof de rol van ERAC. Met een operationeel subsidieservicepunt en een vaste subsidiecoördinator ligt de uitvoering nu bij de gemeente zelf. ERAC biedt aanvullende kennis, capaciteit en expertise en is klankbord, onder andere bij het aandragen van subsidiemogelijkheden en het toetsen van aanvragen. Zo blijft expertise beschikbaar, zonder dat de gemeente die kennis vast extern hoeft te beleggen. ERAC vult aan waar dat meerwaarde heeft en zorgt daarbij voor nauwe samenwerking, zodat kennis bij de gemeente behouden blijft.

Het resultaat

De gemeente Leiden beschikt nu over een eigen subsidieorganisatie, met een duidelijke werkwijze en vaste rolverdeling. Subsidieverwerving is onderdeel geworden van de werkwijze en wordt meegenomen in de verkenning van projecten.

ERAC richt de samenwerking altijd aanvullend in op de behoefte van de gemeente. Eerst bij het neerzetten van de structuur, daarna in de uitvoering en nu als inhoudelijk sparringpartner. Zo bouwde Leiden stap voor stap een eigen werkwijze op, terwijl er gelijk een start werd gemaakt om Europese ambities verder te verwezenlijken.

Wilt u weten hoe u uw organisatie klaar maakt voor het verwerven en benutten van Europese subsidies? Of zoekt u ondersteuning bij een concrete aanvraag? We denken graag mee over de aanpak die past bij uw ambities en organisatie.