Referentie
Subsidies
Zo bouwde
DUTCH met ERAC een subsidie-
proces dat doet wat het moet doen
DUTCH is een landelijk programma dat digitaal en gesimuleerd leren in de zorg en onderwijs versnelt. Zorginstellingen, opleidings-, en technologiepartners ontwikkelen nieuwe manieren om veilig en vaker te oefenen met behulp van virtuele patiënten, digitale scenario’s en gesimuleerde werkpraktijken.
Het programma wordt mogelijk gemaakt door het Nationaal Groeifonds, dat in totaal 132 miljoen beschikbaar stelt. Stichting DUTCH stelt dit onder andere beschikbaar aan partners die innovatieprojecten realiseren die bijdragen aan de DUTCH doelstellingen. Dat is mogelijk via de DUTCH calls waarvoor partijen projectvoorstellen kunnen indienen.
Om dat proces eerlijk, uitvoerbaar en goed beheersbaar te maken vroeg DUTCH ERAC om ondersteuning.
De vraag van DUTCH
Stichting DUTCH staat voor een mooie opgave: een groot deel van het Nationaal Groeifonds budget op een zorgvuldige manier toekennen aan haar partners om bij te dragen aan nieuwe manier van opleiden en ontwikkelen voor zorgprofessionals in de ziekenhuizen. Sommige partners hebben een eigen subsidieteam, anderen doen dit ernaast. Dat maakt het extra belangrijk dat er één duidelijke werkwijze is die voor iedereen te volgen is en de middelen naar de meest kansrijke initiatieven gaan.
DUTCH streeft naar een proces dat aanvragen eerlijk beoordeelt, partners stap voor stap meeneemt en aansluit op de regels van het Nationaal Groeifonds. Het moet eenvoudig genoeg zijn voor organisaties met weinig subsidie-ervaring en tegelijk robuust genoeg voor een programma dat jarenlang loopt.
Het gaat om het ontwikkelen van de subsidieregelingen, het uitwerken van een proces waarin aanvragen volledig en vergelijkbaar worden ingediend, beoordelingen zorgvuldig verlopen, risico’s tijdig worden gesignaleerd en financiële én inhoudelijke voortgang regelmatig kan worden opgehaald.
Kort gezegd wil DUTCH een proces waar partners op kunnen vertrouwen en dat de stichting helpt om het programma verantwoord en overzichtelijk uit te voeren.
“Om een NGF-subsidieprogramma van deze omvang transparant, betrouwbaar en toekomstbestendig te realiseren heeft DUTCH een partner gezocht met expertise in subsidiebeheer, risicobeheersing en subsidieverantwoording.
Met ERAC waarborgt DUTCH het volledige subsidieproces van aanvraag tot eindverantwoording zodat DUTCH verantwoord, efficiënt en volgens alle vereisten kan worden uitgevoerd.”
Voordat deze projecten van start konden gaan, was er een manier nodig om de middelen zorgvuldig en werkbaar te verdelen. Samen met DUTCH bracht ERAC in kaart welke structuur daarvoor nodig is en hoe partners op een toegankelijke manier kunnen meedoen.
Onze aanpak
- Een helder ingericht subsidiebureau
ERAC richtte voor DUTCH het Financieel Expertisepunt in. Dit is het centrale loket voor alle partners.
We ontwikkelden processen, werkinstructies en templates en zorgden voor een duidelijke werkwijze voor aanvragen, rapportages en communicatie. Dit geeft partners houvast en zorgt dat iedereen volgens dezelfde regels werkt.
- Van aanvraag tot toekenning een zorgvuldig proces
ERAC ondersteunt elke DUTCH Call vanaf de voorbereiding van de openstelling tot en met de formele toekenning van de projecten. We controleren aanvragen op volledigheid, helderheid en aansluiting op de doelen van DUTCH. Daarna volgt een inhoudelijke beoordeling door een onafhankelijke commissie.c
Alleen voorstellen die zowel inhoudelijk als financieel goed zijn opgebouwd gaan door naar de formele besluitvorming door het ministerie van VWS. Pas daarna kunnen projecten starten.
- Ondersteuning voor partners tijdens het hele traject
Niet alle partners hebben dezelfde ervaring met grote subsidieprogramma’s. Via webinars, Q&A’s, formats en een op een communicatie houden we het proces toegankelijk en bieden we een helpende hand. Vragen worden snel opgepakt en opgelost zodat het programma niet vertraagt.
- Grip op financiën en voortgang
Elke zes maanden haalt ERAC inhoudelijke en financiële rapportages op bij alle partners. Die worden gecontroleerd, geconsolideerd en vertaald naar overzichtelijke rapportages voor DUTCH en het ministerie van VWS. Hierdoor ziet DUTCH tijdig welke activiteiten achterlopen, waar kosten afwijken en welke risico’s aandacht vragen. Zo blijft het programma bestuurbaar.
- Risicobeheersing en praktische oplossingen
Het Financieel Expertisepunt signaleert problemen vroeg: bijvoorbeeld afwijkende tarieven, onduidelijke kosten, vertragingen of risico’s bij partners. Door snel te schakelen met zowel Stichting DUTCH als partners blijven verrassingen beperkt en kan het programma door.
“In de samenwerking met ERAC ziet Stichting DUTCH een sterk team beschikbaar om overzicht te bewaken en het juridische en financiële proces in gezamenlijkheid te stroomlijnen.
ERAC denkt goed mee en zijn laagdrempelig benaderbaar waardoor het team voelt als directe collega’s.”
Het resultaat
DUTCH beschikt nu over een stevig ingericht subsidieproces dat werkt voor zowel stichting DUTCH als het brede consortium. Hoewel er elke ronde nog ruimte is voor verbetering en optimalisatie. Het Financieel Expertisepunt is herkenbaar, toegankelijk en betrouwbaar. Partners weten wat er van hen wordt verwacht en kunnen hun aanvragen en rapportages op een uniforme manier aanleveren. Stichting DUTCH heeft grip op voortgang, financiën en risico’s en kan de middelen op een verantwoorde manier doorzetten.
Deze aanpak maakt het programma bestuurbaar en zorgt dat innovaties sneller hun weg vinden naar zorg en onderwijs. Professionals kunnen vaker en veiliger oefenen en instellingen krijgen medewerkers die beter voorbereid zijn op hun werk.
Meer weten?
Wilt u weten hoe uw programma een werkbaar subsidieproces kan opzetten?
We denken graag mee over structuur, prioriteiten en een werkwijze die past bij de schaal en ambities van uw organisatie.
