Zo voorkomt u administratieve blunders bij een ESF-aanvraag

Het slagingspercentage van een ESF-subsidieaanvraag is hoog. Zo ook voor centrumgemeenten en arbeidsmarktregio’s met een voor hen bestemd budget. Slechts een korte inhoudelijke toelichting van maximaal 500 woorden en een eenvoudige begroting is nodig om een centrumgemeente-aanvraag te laten slagen. Toch eindigt niet iedere ESF-project altijd positief.

Ingewikkelde verantwoording

De pret begint pas bij de verantwoording. Die is ingewikkeld, nauwkeurig en tijdrovend. Daarnaast wordt door instantie Uitvoering van Beleid (UvB) uitermate streng gecontroleerd. Het niet volledig op orde hebben van de administratie kan grote invloed hebben op het uiteindelijk te verkrijgen subsidiebedrag.

Dat ervaarde ook een gemeente in de provincie Overijssel. De gemeente liep bijna 70.000 euro (40 procent van het totaal) mis doordat een datumstempel op de urenregistraties en een aantal artsenverklaringen voor arbeidsbelemmerden misten. Toch een duur grapje.

ESF: wat is het en voor wie is het bedoeld?

ESF heeft het doel om de afstand tot de arbeidsmarkt te verkleinen. Dit programma ondersteunt met name werklozen en gehandicapten die de potentie hebben om uit te stromen naar werk. Ook andere doelgroepen komen in aanmerking voor ESF-subsidie. De ESF-regeling wordt aangevraagd door een centrumgemeente.

Tip 1. Voorkom verrassingen: leg casussen voor aan UvB

Het laatste wat u wil is voor een vervelende verrassing komen te staan bij de einddeclaratie. Met een vervelende verrassing bedoel ik een inkorting op het ontvangen subsidiebedrag. En ja, dat is een veelvoorkomend fenomeen. Zo blijkt dat slechts 60 procent van alle aanvragen zijn uitbetaald. In de periode 2014-2020 had Nederland een ESF-budget van 507 miljoen euro. Reken maar uit wat er dan terug naar Brussel is gegaan.

Verschil in rapportages

Het bijzondere aan ESF is het ontbreken van voortgangsrapportages. Het is bij subsidieverantwoording gebruikelijk om tussentijds over de afgelopen periode te rapporteren. Bijvoorbeeld ieder half jaar. Bij ESF is dat niet het geval. In het begin dient een gemeente een aanvraag in en aan het einde een einddeclaratie. Tussentijds rapporteren is niet nodig. Het verleden wijst uit, dat het misschien toch geen slecht idee is om dat wel verplicht te stellen.

Hoe voorkomt u dan verrassingen aan het eind van de rit?

Heel simpel: door zelf casussen voor te leggen aan het UvB. Is sprake van een administratief aandachtspunt of een uitzonderlijke situatie? Leg de situatie voor aan het UvB. U heeft dan meer zekerheid over de wijze waarop het UvB omgaat met die situatie tijdens de eindcontrole.

Nulmeting

Ook een nulmeting verkleint het risico op verrassingen achteraf. Bij een nulmeting maakt u vooraf schriftelijke verantwoordingsafspraken. Deze heeft als doel om de verantwoordingsmethodiek aan het begin van het project te testen. U maakt bij wijze van spreken een voorbeeldset van een eindverantwoording van één of meerdere maanden.

Tip 2. Vastleggen, vastleggen en nog eens vastleggen

Via de prestatieverantwoording toont u aan dat sprake is van een actief lopend traject. Met andere woorden: u toont aan dat de arbeidscoaches actief prestaties verrichten voor de cliënten. Met name voor nieuwe aanvragers is dat de eerste keer ingewikkeld.

Vereenvoudigde Caseload Verantwoording (VCV)

Een veelgebruikte methode van prestatieverantwoording is de Vereenvoudigde Caseload Verantwoording (VCV). Echter, eenvoudig is het zeker niet. UvB stelt veel specifieke eisen aan de manier van verantwoorden. Zo moeten arbeidscoaches de contactmomenten met de cliënten vastleggen. Maar wat nu als alleen een indirect contactmoment heeft plaatsgevonden? Of wat als er vanwege corona ineens veel minder contactmomenten zijn geweest?

De oplossing is simpel: leg alles vast

Ieder WhatsApp-gesprek, ieder telefoontje, iedere online training, iedere scheet die de client laat. Oké dat laatste misschien niet, maar ik kan het niet genoeg benadrukken. Wij horen het zo vaak gebeuren: organisaties die niet alles vastleggen en daardoor subsidie mislopen.

Tip 3. Op de (steek)proef gesteld

Controles van UvB blijven spannend. Gelukkig weten we één ding zeker, namelijk hoe UvB de controles uitvoert. Het voert zijn controles uit door steekproeven te trekken: de Geld Eenheden Steekproef. Dit houdt in dat UvB een aselecte steekproef trekt op het totaal aan gedeclareerde kosten in de einddeclaratie. UvB selecteert euro’s. De geselecteerde euro’s beoordeelt UvB op rechtmatigheid.

Gerichte steekproef

Eenzelfde controleaanpak kan u natuurlijk ook uitvoeren. Bij een project zijn veel arbeidscoaches betrokken. Idealiter wilt u dat alle arbeidscoaches op dezelfde manier verantwoorden. In de praktijk blijkt dat niet altijd het geval te zijn. Door een gerichte steekproef te trekken, krijgt u een goed beeld van de projectadministratie. Veel belangrijker nog: u brengt risico’s in kaart. Misschien is het die ene arbeidscoach die niets vastlegt of die andere arbeidscoach die weinig contactmomenten heeft.

ERAC heeft een checklist ontwikkeld. Aan de hand van de vragen in de checklist toetsen wij alle punten waarop het UvB controleert.

Tot slot: een bonus-tip …

Het ESF-verantwoordingsproces heeft veel haken en ogen. Het verleden heeft uitgewezen dat gemeenten, organisaties en scholen veel subsidie mislopen. Dus denk eraan: leg casussen voor aan UvB, leg contactmomenten vast en controleer door gerichte steekproeven te trekken. 

Een bonus-tip waardoor de andere tips overbodig worden: besteed de verantwoording uit aan ERAC. Zorg dat de eigen medewerkers volledig inzetbaar zijn voor de begeleiding van cliënten en geen tijd verspillen aan complexe administratieve werkzaamheden. Zo brengen wij samen het project tot een succesvol (en subsidiabel) einde.