Het belang van de voortgangsrapportage

EFRO

EFRO is bedoeld om economische verschillen tussen regio’s te verkleinen. Het doel van EFRO is een betere regionale concurrentiepositie creëren, voornamelijk op het vlak van innovatie en koolstofarme economie. De subsidie is bedoeld voor de mkb’ers, kennisinstellingen en overheden. Wanneer een project EFRO subsidie toegekend krijgt, gaat daar vaak een tijdrovend traject aan vooraf. Denk aan het opstellen van een begroting, staatssteunoplossingen, samenwerkingsovereenkomsten en uiteraard een goede planning. En wanneer de aanvraag succesvol is verlopen, zullen in de daaropvolgende jaren een aantal voortgangsrapportages ingediend moeten worden.

Operationele programma’s

Het project is goedgekeurd en het eerste voorschot is zojuist bijgeschreven op de bankrekening van het project. Dit gebeurt door de Managementautoriteit die het Operationele Programma (OP) beheert. In Nederland zijn er vier Managementautoriteiten: Stimulus, OP Oost, Kansen voor West en SNN. In de looptijd van het project dient elke zes maanden een voortgangsrapportage opgesteld te worden. Zo’n voortgangsrapportage geeft zowel inhoudelijk als financieel inzicht in de stand van zaken binnen het project. Het OP beoordeelt vervolgens de voortgangsrapportage en komt dan meestal met aanvullende vragen. Dit noemt men een deelwaarneming.

Schaakklok

Na het indienen van de voortgangsrapportage heeft het OP negentig dagen de tijd om deze te beoordelen en eventueel over te gaan tot de betaling. Echter, het OP komt vaak eerst nog met een deelwaarneming: een document met aanvullende vragen over de ingediende kosten en de inhoudelijke voortgang. Op het moment dat de deelwaarneming wordt verstuurd naar de aanvrager zet het OP de klok van negentig dagen stil. Pas wanneer de vragen van het OP allemaal zijn beantwoord gaat de klok met de resterende dagen weer lopen. Het tijdig beantwoorden van de deelwaarneming is dus van groot belang voor het project. Gebeurt dit niet op tijd, dan komt het voorschot in gevaar. Het is goed mogelijk dat het eerste voorschot vanwege opstartkosten al verdampt is, nog voordat het project daadwerkelijk is gestart. Een nieuw voorschot is in dat geval natuurlijk wenselijk. Het is dus van groot belang om vaart te houden in het proces en de vragen van de deelwaarneming volledig en compleet te beantwoorden.

‘Niet project gerelateerd’

Al voordat een project van de grond is, worden er vaak al kosten gemaakt. Denk aan verbouwwerkzaamheden of het inhuren van externe partijen. Dit verschilt natuurlijk per project. Deze kosten kunnen, mits deze projectgerelateerd zijn, worden opgevoerd om er een deel subsidie over te kunnen ontvangen. Het is daarbij wel belangrijk om deze kosten goed te verantwoorden in de voortgangsrapportage. U wilt namelijk niet dat deze kosten gecorrigeerd of afgekeurd worden terwijl ze toch echt gemaakt zijn ten behoeve van het project. Zo kan het zijn dat de aanschaf van een machine voor het project afgekeurd wordt omdat in de voortgangsrapportage de relatie tot het project niet voldoende omschreven is. Wanneer dit direct correct wordt opgevoerd krijgt u minder vragen van het OP en staat de schaakklok minder lang stil.

1720 uur

‘Maar ik werk bijna dag en nacht aan het project’. Veel ondernemers werken meer dan veertig uur per week. Bij EFRO is het echter niet mogelijk om meer dan 1720 uur per jaar, per medewerker op te voeren aan gemaakte uren. Een ondernemer ontvangt dus geen subsidie over de meer-uren die boven de 1720 opgegeven worden. Oneerlijk of realistisch? Dat is een discussie waar ik geen antwoord op heb. Feit is dat deze regel bestaat, en het is dus belangrijk om dit onderdeel als projectcontroller goed te controleren. We zien dit in de praktijk vaak misgaan, waardoor uren worden afgekeurd.

‘Niemand leest toch het handboek?’

Alle regels voor de EFRO subsidie staan beschreven in het EFRO handboek. Dit is te vinden op de website van de Managementautoriteit. Het EFRO handboek bevat 48 pagina’s, waarvan er zes gaan over het verantwoordingsproces. Vaak kunnen we de projectpartners alleen wakker maken met de paragraaf ‘3.4 sancties en terugvordering’. Daarmee wordt het belang van het goed indienen van een voortgangsrapportage al snel duidelijk. Men zit namelijk niet te wachten op een negatieve korting op de opgevoerde kosten van hun project. Het is begrijpelijk dat de projectpartners het handboek niet uit hun hoofd kennen, persoonlijk sla ik het handboek daarom nog regelmatig open.
Wanneer het EFRO handboek u niet de juiste antwoorden geeft, neem dan contact op met desbetreffende Managementautoriteit. Zij zijn altijd bereid om met u mee te denken over een lastig vraagstuk. Daarbij scheelt het hen veel werk als u de vragen vooraf al stelt. Dan hoeven zij de vragen niet achteraf te stellen, nadat u de voortgangsrapportage heeft ingediend.

De uitdaging

‘Is het controleren van facturen en het opvoeren van uren niet heel saai?’ Wellicht dat mensen dit beeld hebben bij mijn werkzaamheden, maar ik word bij elke nieuwe projectcontrole van EFRO ontzettend enthousiast. Ik mag een kijkje in de keuken nemen bij verschillende grote, startende projecten. Ondernemers met passie voor hun projecten mag ik helpen met het verantwoorden van kosten en het binnenhalen van zoveel mogelijk voorschot. Hierin zit voor mij elke dag weer een mooie uitdaging. Het contact met de klant en het bezoeken van de verschillende projecten op locatie is hierbij de kers op de taart.

Tot slot

Uiteraard omvat het indienen van een voortgangsrapportage meer uitdagingen en kansen dan dat ik in deze blog kan beschrijven. Zou u hier meer over willen weten of lijkt het u leuk om bij te dragen aan innovatieve projecten? Ik ga er graag met u over in gesprek! Nicky Pullens, nickypullens@erac.nl of 06 23 09 06 54