Optimaliseer uw subsidieverantwoording en bescherm het imago van uw organisatie

Als bij controles blijkt dat uw organisatie onjuist heeft verantwoord, zal de subsidieverstrekker deze fouten corrigeren. In sommige programma’s wordt deze correctie zelfs uitgebreid, waardoor niet alleen de gevonden fout wordt aangepakt. Vermoedens van onregelmatigheden kunnen leiden tot verdere acties van de subsidieverstrekker. Dit kan negatieve publiciteit met zich meebrengen en schadelijk zijn voor het imago van uw organisatie, zeker als u regelmatig subsidies ontvangt of aanvraagt.

Maar wat kunt u dan doen om te voorkomen dat u subsidie onjuist verantwoord richting de subsidieverstrekker?

1. Elke subsidieregeling is anders. Het is daarom belangrijk altijd goed de beschikking en de onderliggende subsidieregeling en -wetgeving te raadplegen. De subsidiebeschikking is het uitgangspunt van de gemaakte afspraken tussen u en de subsidieverstrekker.

2. Zoek afstemming met subsidieverstrekker. Het komt geregeld voor dat er onduidelijkheden zitten in de regeling of dat u deze niet op de juiste manier interpreteert. Het kan ook zijn dat er binnen uw project net een andere situatie geldt, waardoor u niet zeker weet hoe u de subsidieregelgeving moet toepassen in de verantwoording. In dit soort gevallen is ons advies altijd: zoek contact met de subsidieverstrekker en stem deze specifieke situatie af. U bent er dan zeker van dat u de regelgeving juist toepast en komt achteraf niet voor verrassingen te staan.

3. Betrek uw accountant vroegtijdig. Bij veel subsidieregelingen is een rapport van feitelijke bevindingen of accountantsverklaring bij de einddeclaratie verplicht. Wanneer dat ook voor u het geval is, is het belangrijk om de accountant vroegtijdig in te schakelen voor uw project. U kunt dan met elkaar afstemmen of de projectadministratie juist is ingericht en of er zaken zijn waar u nu al rekening mee dient te houden om correcties bij de accountantscontrole te voorkomen.

De accountant controleert uw project aan de hand van het accountantsprotocol van de betreffende subsidieregeling. Het kan daarom altijd interessant zijn om deze door te nemen bij de start van het project. U weet dan waar uw accountant op moet controleren bij afronding en kunt daar nu al op voorsorteren. Een accountant met subsidie-ervaring kan waardevol zijn bij het optimaliseren van uw subsidieverantwoording en het beschermen van het imago van uw organisatie. U kunt daarom overwegen om een accountant met subsidiekennis op projectbasis in te huren.

4. Zoek aansluiting met begroting. Veel correcties hebben betrekking op kosten welke niet (duidelijk) te relateren zijn aan de uitvoering van het project en het behalen van de projectdoelstellingen. Kosten welke niet te relateren zijn aan uw project worden volledig afgekeurd door de subsidieverstrekker. Om dit te voorkomen is het belangrijk dat u bij het inrichten van uw projectadministratie aansluiting zoekt met de begroting welke bij de goedgekeurde aanvraag is ingediend. In de begroting zijn de kosten vaak gekoppeld aan een werkpakket (zie kader) en soms zelfs aan een activiteit.

Bij het registreren van uw loonkosten kunt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat de medewerkers bij het urenschrijven het betreffende werkpakket of de activiteit vermelden. Ook bij externe kosten zien we vaak dat leveranciers op de factuur al een vermelding maken naar (in ieder geval) het project en soms ook naar het werkpakket of de betreffende activiteit. Daarnaast kunt u in uw boekhouding verschillende grootboekrekeningen of kostenplaatsen inrichten waar u deze externe kosten op boekt. Zo is de aansluiting met uw project altijd te herleiden en voorkomt dit achteraf vragen vanuit de subsidieverstrekker.

5. Stel een handleiding op. De meeste subsidieprojecten zijn meerjarig en in de praktijk zien we regelmatig wisselingen binnen het projectteam. De overdracht is in veel gevallen niet volledig, waardoor de benodigde informatie over het juist verantwoorden van de kosten in het subsidieproject niet goed terecht komt bij de nieuwe medewerker. Dit kunt u voorkomen door bij de start van het project de belangrijkste regels rondom de verantwoording in één document vast te leggen (zie kader).

Ook kunt u in de bijlage vaste formats opnemen om fouten in de verantwoording te voorkomen (bijvoorbeeld een urenregistratieformulier). Tijdens verantwoordingsmomenten of wanneer een nieuw teamlid wordt toegevoegd aan het projectteam, kan deze handleiding geraadpleegd worden om een nauwkeurige verantwoording zeker te stellen.

Meer informatie?
Subsidieprojecten vormen complexe uitdagingen, vooral met de ingewikkelde Europese subsidieregelgeving. Een foutloze verantwoording lijkt soms een onmogelijke opgave, maar met bovenstaande tips kunt u een hoop risico’s vermijden. Voor meer inzicht in het correct inrichten van uw projectadministratie en het nauwkeurig verantwoorden van subsidies, sta ik voor u klaar. Met mijn uitgebreide ervaring in diverse subsidieprogramma’s zoals het Nationaal Groeifonds kan ik u deskundig adviseren en samen met u nadenken over de beste aanpak. Aarzel niet om contact met mij op te nemen voor een succesvol en probleemloos subsidietraject.

Sharon Struijken
sharonstruijcken@erac.nl
06 – 43 74 13 43